Workflow
Wenn der Ablauf klar ist: Eingang erkennen, Daten prüfen, Aufgabe erzeugen, Übergabe dokumentieren.
- Regeln
- n8n
- Audit
Module
Konkrete Automationen, die ich für Ihren Betrieb bauen kann
Keine starren Pakete, sondern durchdachte Bauformen für Vorgänge, die zwischen Postfach, Baustelle, Angebot, Buchhaltung und Kundenkontakt hängen bleiben. Jeder Schritt mit Geld, Vertrag oder Kundenwirkung wartet auf Ihre Freigabe.
So fühlt sich ein Modul an
Wählen Sie ein Modul und sehen Sie, was es im Büro tatsächlich beantwortet.
Jedes Modul nimmt eine konkrete Frage aus Ihrem Alltag ab und liefert die Antwort mit Beleg. Der Versand wartet trotzdem auf Sie.
E-MAIL-TRIAGE · FRAGE
„Welche von 40 Mails über Nacht muss ich heute wirklich anfassen?“
ANTWORT · mit Beleg
Neue Anfragen, Rückfragen und Terminwünsche werden sortiert, bewertet und als nächste Aufgabe sichtbar.
- Quelle · Postfach + Regelwerk
Microsoft Graph/IMAP, n8n, Regelwerk, KI-Entwurf, Freigabe-Queue, Audit-Log.
ANGEBOT · FRAGE
„Steht aus der Anfrage von gestern schon ein Angebotsentwurf, den ich nur prüfen muss?“
ANTWORT · mit Beleg
Aus Anfrage, Vorlagen, Aufmaß und Kundendaten entsteht ein prüfbarer Angebotsentwurf.
- Quelle · Vorlagen + Aufmaß + Kundendaten
Vorlagenbibliothek, GAEB/DATANORM/IDS als Datenquellen, LLM-Draft, Signatur-Link als Ausbaupfad.
NACHFASSEN · FRAGE
„Welche Angebote und Rechnungen sind überfällig, und ist der Versand schon vorbereitet?“
ANTWORT · mit Beleg
Angebote und offene Rechnungen bleiben nicht liegen, ohne dass jeden Morgen jemand Listen prüft.
- Quelle · sevDesk + Fälligkeitslogik
sevDesk/API oder Export, Wochenlogik, Sperrlisten, Teams-Approval, Dead-Letter-Queue.
KUNDENWISSEN / RAG · FRAGE
„Was war beim letzten Ortstermin noch offen?“
ANTWORT · mit Beleg
Wer anruft, bekommt schneller Antwort, weil Historie, offene Punkte und Dokumente auffindbar sind.
- Quelle · Protokolle, Mails, Dokumente
RAG, Quellenpflicht, Berechtigungen, Protokollierung, keine blinde Autoversendung.
Vier Beispiele. Gebaut wird, was bei Ihnen den meisten Bürostau löst. Welches das ist, zeigt die Schnellanalyse.
Die passende Bauform
Nicht jede Automation arbeitet gleich. Der Ablauf entscheidet die Bauform.
Bevor ein Modul entsteht, steht die Frage: Regel, Sprache oder mehrere Schritte? Daraus ergibt sich, wie sauber und prüfbar es gebaut wird.
KI-Copilot
Wenn Sprache und Kontext zählen: Mail, Angebot, Rückfrage oder Zusammenfassung als prüfbarer Entwurf.
- Entwurf
- Quelle
- Freigabe
Begrenzter Agent
Wenn mehrere kleine Schritte nötig sind: suchen, vergleichen, Rückfrage vorbereiten, Ausnahme melden.
- Rahmen
- Queue
- Stopps
Lösungskatalog
Acht Büro-Automationen, jede mit klarem Ergebnis und sichtbarer Technik.
Was Sie davon haben, steht oben. Womit ich es baue, steht darunter, nüchtern, damit Sie sehen, dass kein Zaubertrick dahintersteckt.
- 01
Anfrage- und Inbox-Zentrale
Neue Anfragen, Rückfragen und Terminwünsche werden sortiert, bewertet und als nächste Aufgabe sichtbar.
E-Mail, Formular, Telefonnotiz oder WhatsApp-Export rein; Klassifikation, Zuständigkeit, Antwortentwurf und CRM-/Aufgaben-Übergabe raus.
- Eingang
- Vorbereitung
- Freigabe
- Übergabe
Technik Microsoft Graph/IMAP, n8n, Regelwerk, KI-Entwurf, Freigabe-Queue, Audit-Log.
- 02
Aufmaß aus Foto, Stimme und Notiz
Infos vom Ortstermin landen strukturiert im Büro, bevor jemand abends nachtippt.
Sprachnotiz transkribieren, Fotos zuordnen, fehlende Angaben markieren, Angebots- oder Rückfragepaket vorbereiten.
- Eingang
- Vorbereitung
- Freigabe
- Übergabe
Technik Speech-to-Text, OCR/IDP, Baustellenordner, Aufgabenliste, human-in-the-loop.
- 03
Angebotsvorbereitung
Aus Anfrage, Vorlagen, Aufmaß und Kundendaten entsteht ein prüfbarer Angebotsentwurf.
Angebotstyp erkennen, Textbausteine wählen, Rückfragen formulieren, Versionen vergleichen, Freigabe anstoßen.
- Eingang
- Vorbereitung
- Freigabe
- Übergabe
Technik Vorlagenbibliothek, GAEB/DATANORM/IDS als Datenquellen, LLM-Draft, Signatur-Link als Ausbaupfad.
Weitere Module
- 04
Nachfass-System
Angebote und offene Rechnungen bleiben nicht liegen, ohne dass jeden Morgen jemand Listen prüft.
Technik sevDesk/API oder Export, Wochenlogik, Sperrlisten, Teams-Approval, Dead-Letter-Queue.
- 05
Auftrag zu Rechnung
Abgeschlossene Arbeiten werden schneller abrechenbar, weil Zeiten, Material, Fotos und Abweichungen zusammenlaufen.
Technik Ereignisfluss, Differenzprüfung, ZUGFeRD/XRechnung, GoBD-Audit, Rechnung erst nach Freigabe.
- 06
Beleg-, Foto- und Protokoll-Ablage
Belege, Lieferscheine, Fotos und Protokolle werden auffindbar und dem richtigen Vorgang zugeordnet.
Technik OCR/IDP, Hash, WORM-Logik, DATEV-Übergabe, Ausnahme-Warteschlange.
- 07
Kundenwissen und Baustellenstand
Wer anruft, bekommt schneller Antwort, weil Historie, offene Punkte und Dokumente auffindbar sind.
Technik RAG, Quellenpflicht, Berechtigungen, Protokollierung, keine blinde Autoversendung.
- 08
Telefon- und Voice-Intake
Anrufe, Rückrufbitten und kurze Chefnotizen werden zu sauberer Büroarbeit.
Technik Teams Phone als Zielstack, Transkript, Intent-Erkennung, Eskalation bei Risiko.
Freigabe ist kein Extra: Kundenwirkung, Geld, Vertrag und riskante Änderungen bleiben immer beim Menschen.
Reife und Roadmap
Was vorbereitet ist und welche Ausbaupfade daraus entstehen.
Ich verkaufe keine fertige Blackbox. Der Wert liegt darin, aus Ihrem echten Vorgang einen kontrollierten Workflow mit Tests, Freigaben und Betrieb zu bauen.
Vorbereitet und baubar
Patterns liegen vor und werden auf Ihren Vorgang zugeschnitten.
- Inbox & Anfrage-Triage
- Lead-Erfassung und Qualifizierung
- Nachfass-System
- Auftrag-zu-Rechnung-Vorbereitung
- Beleg- und Dokumentenablage
Ausbaupfade
Wird aus Ihrem ersten Ablauf heraus sauber geplant und priorisiert.
- Aufmaß-/Foto-/Sprachnotiz-Copilot
- Angebots-Copilot
- Kundenwissen/RAG
- Baustellen-Digest
- Telefon-/Voice-Intake
Nächster Schritt